Por Sergio Ramírez
Hace algunos meses el administrador único de una sociedad mercantil me pidió una asesoría para contestar una demanda en contra de la empresa que representaba, le dije que no había problema, a mi parecer su representada tenía la razón y era probable que se llegase a un acuerdo durante el procedimiento.
El problema radicó en que su representada no tenía ninguna clase de archivo de sus documentos legales, es más, de ningún tipo de documento, me comentó que lo que hacían era digitalizar todo lo que llegaba pero que los originales estaban todos “por sin ningún lado” como tenía el tiempo encima traté de buscar entre todos sus papeles las pruebas que nos darían finalmente la razón en el procedimiento, estaba en una lucha contra el tiempo ya que los términos judiciales son improrrogables. Después de aquella búsqueda incesante de comprobantes de pago, tickets, facturas y cartas firmadas por los actores, pude hacer el bosquejo de la contestación de demanda; sin embargo, de entre todos los documentos que pude encontrar para probar que mi ahora representada tenía razón, no pude encontrar un poder para que alguien con facultades bastantes para ello, pudiese firmar la contestación de la demanda que entablaron en su contra, no sabían con qué notario habían constituido la sociedad, no tenían idea de donde estaba el acta constitutiva de su empresa, es más, no contaban ni siquiera con libros de actas de asamblea para darme una idea de quien podría otorgar poderes, al final todo salió bien, hice una búsqueda en SIGER y supe qué notario había constituido la sociedad, el número de escritura en el que le habían dado la administración a quien fue a solicitar asesoría y pudimos sin demora alguna contestar la demanda.
La historia anterior no es aislada, hay muchísimas sociedades que en aras de multiplicar su operación se olvidan del buen archivo de sus documentos legales y pueden ocasionarse un problema ellas mismas al no poder admitir nuevos socios o no poder ni siquiera pedir un crédito para invertir capital a su operación, por eso es importantísimo que todos y cada uno de los documentos legales de tu empresa estén en buen resguardo y archivo; el acta constitutiva, los poderes otorgados, libros de actas de asamblea y sus debidas protocolizaciones son algunos de los documentos que debes resguardar y tener a la mano para cualquier situación que pudiese suscitarse a la hora de un problema o tal vez, de alguna oportunidad.
Toma en cuenta que tu abogado (de confianza) podrá asesorarse de cómo, cuándo, cuáles y dónde resguardar los documentos legales de tu sociedad mercantil, no dudes que con la buena administración de estos documentos tu operación podría mejorar al ser necesarios para aprovechar cualquier oportunidad de crecimiento.
